Выплата компенсации за использование личного автомобиля в рабочих целях
Какие требования нужно выполнять, чтобы платить компенсацию за использование личного автомобиля при исполнении служебных, рабочих или должностных заданий из фирменных денег и при этом не платить налоги?
Кому можно выплачивать компенсацию?
Компенсацию можно платить
- чиновнику;
- работнику, то есть тому, с кем заключён трудовой договор;
- члену правления фирмы, внесённому в карту Б;
- другим членам органа управления или контроля, которые тоже внесены в карту Б (например, члену совета, ликвидатору, аудитору).
Становится понятно, что компенсировать расходы на личный автомобиль собственнику фирмы или лицу, оказывающему услуги на основании договора подряда, нельзя.
О каком «транспортном средстве» идёт речь?
Компенсацию можно платить за использование легкового автомобиля. Легковым автомобилем считается транспортное средство с категорией M1 и M1G. Автомобиль не обязательно должен быть в собственности человека, получающего компенсацию. Достаточно иметь право пользоваться автомобилем, которое зафиксировано доверенностью или записью в техпаспорте.
Какие документы нужно оформить, чтобы не возникало налоговых рисков?
Во-первых, необходимо оформит письменное решение, приказ или распоряжение, в котором указывается:
- имя и фамилия лица, получающего компенсацию;
- размер компенсации;
- дата поездки или период, за который возмещаются затраты на совершение поездки.
Решение может быть оформлено и на более длительный период, чем месяц.
Во-вторых, к решению, приказу или распоряжению прикладывается копия документа, подтверждающего право пользования легковым автомобилем.
И в-третьих, последнее и самое важное!
Начиная с 1 сентября 2014 года выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля и не платить при этом налогов возможно только при условии ведения учёта или дневника поездок.
Что должен содержать дневник поездок?
Дневник поездок должен содержать
- имя и фамилию лица, использующего легковой автомобиль;
- данные государственного регистрационного знака легкового автомобиля;
- начальный и конечный показатель одометра легкового автомобиля по каждой поездке, совещённой при выполнении служебных, трудовых или должностных обязанностей;
- дату и цель каждой поездки для выполнения служебных, рабочих или должностных заданий.
Не важно в каком виде, электронном или на бумаге, ведётся дневник поездок. Главное, чтобы он содержал вышеупомянутые данные.
Компенсации, выплаченные без ведения учёта, приравниваются к выплате заработной платы. То есть декларируются и облагаются налогами таким же образом, как заработная плата.
При каком размере компенсации не возникает обязанности по налогам?
В законе установлены два лимита при которых действует освобождение от налогов. С 2025:
- 0,50 евро за километр;
- не более, чем 550 евро в месяц.
Таким образом без обложения налогом разрешается выплачивать компенсацию в размере до 0,50 евро за один километр поездки при исполнении служебных, рабочих или должностных заданий, но не более 550 евро за календарный месяц одному получающему компенсацию физическому лицу.
Не возбраняется установить более низкую ставку компенсации, например, 0,20 евро за километр. Если работодатель хочет сохранить налоговую льготу, то нельзя превышать оба лимита, то есть не выплачивать больше, чем 0,50 евро за километр и 550 евро в месяц.
Суммы компенсации, превышающие установленные ставки, считаются спецльготой. Декларируются и облагаются налогами соответственно.
Физическое лицо может получать компенсацию у нескольких работодателей. В таком случае каждый работодатель может выплачивать не облагаемую налогом компенсацию в размере до 550 евро.
Расход на парковку
С 1 августа 2017 года оплата парковки при исполнении служебных, рабочих или должностных заданий считается расходом, совершённым для работодателя.
Для возмещения расхода по парковки работодателю необходимы
- расходный документ;
- обоснование необходимости парковки для выполнения рабочего задания.
Другими словами, помимо установленного в 550 евро максимума можно по чекам и квитанциям на оплату парковки возмещать и потраченные работником на парковку деньги. Сумма возмещения на парковку не лимитирована.
Важно также помнить, что компенсация 0,50 евро за километр уже содержит в себе все остальные расходы на автомобиль (кроме парковки). И не подразумевает дополнительную компенсацию расходов топливо, ремонт, страховку и прочие расходы (кроме парковки).
Где и когда нужно декларировать выплаченные компенсации?
Компенсация декларируется в информационной декларации ИНФ14. Срок подачи декларации за 2024 год – 1 февраля 2025. Лучше всего обратиться за помощью в подаче декларации к специалисту.
Автор и собственник материалов — PUNAMOON OÜ. Перепечатка материалов в интернете не разрешена. Делится материалами в интернете можно только в виде активной ссылки на статью.
