Расходы, которые можно списать на фирму в Эстонии — 2025

Punamoon OÜ подготовил для вас практическое руководство по расходам, которые можно списать на фирму в Эстонии в 2025 году. Мы собрали актуальные лимиты и полезные советы, чтобы помочь предпринимателям более уверенно ориентироваться в правилах и принимать обоснованные решения.
Использовать предусмотренные законом налоговые льготы — можно и нужно. Главное правило простое: если расход связан с деятельностью фирмы и подтверждён документально, его, как правило, можно учитывать без риска.

• Помещение для бизнеса
• Техника и оборудование
• Безопасность и охрана труда
• Командировки и представительские расходы
• Аутсорсинг услуг
• Маркетинг и реклама
• Образование и развитие
• Транспорт и автомобиль
• Работники и налоговые льготы
• Прочие расходы

Всё, что связано с рабочим пространством и помогает компании функционировать:

• аренда или покупка помещения для бизнеса;
• коммунальные расходы (электричество, отопление, вода);
• мебель и элементы интерьера;
• уборка и чистящие средства;
• охрана и охранное оборудование;
• ремонт и обслуживание помещения;
• интернет и связь;
• страхование имущества, если выгодополучателем является фирма;
• налог на землю, если помещение принадлежит компании;
• канцелярские принадлежности;
• кофе, чай и угощение для гостей (бизнес-партнёров) — в пределах лимита 50 € в месяц + 2 % от фонда заработной платы (если есть сотрудники).

Если работа ведётся из «домашнего офиса», можно компенсировать часть коммунальных расходов. Для этого важно определить пропорцию по каждому виду затрат и документально подтвердить использование помещения в предпринимательских целях.

Покупая технику на фирму, оценивайте реальные потребности бизнеса.
Если компания без сотрудников закупает десять телефонов или часто обновляет устройства, Налогово-таможенный департамент вправе запросить объяснение.
Главное правило — техника должна использоваться для работы, а не для личных нужд.

К расходам фирмы относятся:

• компьютеры и ноутбуки, включая периферию (мониторы, клавиатуры, мышки);
• мобильные телефоны и счета за связь;
• планшеты и другие устройства для работы вне офиса;
• принтеры, сканеры, шредеры и копировальные аппараты;
• программное обеспечение и подписки на сервисы (например, бухгалтерские или CRM-системы);
• расходные материалы для техники — бумага, картриджи, кабели;
• ремонт и обслуживание оборудования;
• специализированные инструменты, станки и измерительные приборы — если они действительно необходимы для деятельности компании.

Совет от Punamoon OÜ:
Если у компании нет VAT-номера, покупка программного обеспечения из-за рубежа (например, с платформы Microsoft или Adobe) может потребовать регистрации как частично налогообязанного лица. Лучше уточнить это заранее у бухгалтера.

Если у компании есть сотрудники, Закон о безопасности и охране труда (Töötervishoiu ja tööohutuse seadus) обязывает работодателя создать безопасную рабочую среду.
Все расходы, необходимые для выполнения этих требований, считаются связанными с предпринимательской деятельностью.

Базой для оценки рисков является Анализ рисков (Riskianalüüs), который должен быть составлен для вашего предприятия.
На его основании определяются меры и расходы, которые можно учитывать как предпринимательские.

К таким расходам относятся:

• средства индивидуальной защиты (перчатки, каски, очки, спецобувь и др.);
• рабочая одежда, включая фирменную (если она требуется по характеру работы и исключено использование вне работы);
• обучение по технике безопасности и охране труда;
• регулярный медосмотр сотрудников у врача по гигиене труда;
• выполнение предписаний врача по охране труда, если они конкретно указаны в заключении (например, массаж, физиопроцедуры, частичная компенсация за очки для работы за компьютером);
• аптечка и оборудование для оказания первой помощи, исходя из анализа рисков компании.

Также допустимы расходы на:

• оборудование зоны отдыха и кухни для сотрудников (микроволновка, чайник, кофемашина, холодильник, посуда, посудомоечная машина, стол, диван, стулья);
• обеспечение сотрудников питьевой водой (негазированной, без добавок);
• обустройство помещений для переодевания и гигиены, если это требуется по характеру деятельности;
• туалетные комнаты и гигиенические принадлежности.

Совет от Punamoon:
все расходы на охрану труда должны быть увязаны с вашим анализом рисков — этот документ подтверждает, что приобретённое оборудование или услуги действительно требуются для обеспечения безопасности на рабочем месте.

Punamoon OÜ напоминает: в командировку могут, например, отправляться сотрудники по трудовому договору и члены правления, указанные в карте Б.
Главное условие — цель поездки должна быть связана с предпринимательской деятельностью компании.

К допустимым командировочным расходам относятся:

• проживание;
• транспорт (включая такси и общественный транспорт по месту командировки);
• суточные в зарубежной командировке: до 75 € в день — за первые 15 дней месяца командировки и не более 15 дней в месяц (оба лимита действуют одновременно); до 40 € в день — за последующие дни;
• визы и сопутствующие расходы;
• медицинские прививки, если они требуются для поездки;
• багаж и сопутствующие сборы;
• участие в конференциях, семинарах и выставках;
• страховка, связанная с командировкой.

Представительские расходы в командировке:

• деловые обеды и встречи с партнёрами (но не с сотрудниками или не для себя). Напоминаем, что лимит представительских расходов — 50 € в месяц + 2 % от фонда заработной платы.

Совет от Punamoon:
все командировочные расходы должны быть подтверждены документами — билетами, счетами, программами мероприятий и приказом о командировке. Если член правления руководит компанией из другого государства, то к его командировкам применяются правила и ставки той страны.

Многие функции выгоднее передать профессионалам — это помогает сэкономить время и избежать ошибок.
Все услуги, напрямую связанные с деятельностью компании, можно учитывать как предпринимательские расходы.

К таким расходам относятся:

• бухгалтерские услуги — ведение учёта, отчётность, консультации;
• юридические услуги — подготовка договоров, проверка контрагентов, представительство;
• налоговые консультации;
• IT-поддержка — администрирование, обновление, обслуживание техники и ПО;
• услуги перевода — перевод документов, договоров и переписки с иностранными партнёрами;
• нотариальные услуги — заверение документов и сделок, связанных с деятельностью компании;
• миграционные услуги;
• услуги маклера;
• услуги секретаря и ассистента.

Совет от Punamoon:
при заказе аутсорсинговых услуг всегда сохраняйте договор и счёт, где указано, что услуга оказана именно для вашей компании — это поможет избежать вопросов со стороны налоговых органов.

Расходы на продвижение бизнеса относятся к предпринимательским, если их цель — привлечение клиентов и укрепление репутации компании.

К таким расходам относятся:

• рекламные услуги;
• SMM и управление социальными сетями;
• услуги фотографа, видеографа и дизайнера;
• производство печатной и промо-продукции — брошюры, флаеры, календари, парковочные часы, сувениры с логотипом;
• создание и обслуживание сайта компании;
• домен и хостинг;
• разработка фирменного стиля и визиток;
• рекламные подарки стоимостью до 21 € без НСО, если рекламная цель очевидна и подтверждена.

Важно:
если компания не имеет VAT-номера, покупка рекламы у Facebook, Google или подписка на MailChimp может повлечь частичную налогообязанность в Эстонии. Лучше обсудить эти операции с бухгалтером заранее.

Расходы на профессиональное обучение и развитие считаются предпринимательскими, если они необходимы для работы фирмы.

К допустимым расходам относятся:

• уровневое обучение (например, обучение на бакалавриате или магистратуре, если оно необходимо для работы фирмы) — допускается, но требует декларирования;
• профессиональные курсы и тренинги;
• участие в конференциях и семинарах;
• покупка специализированных книг и учебных материалов;
• подписка на профессиональные газеты и журналы;
• членские взносы в профессиональные организации;
• участие в бизнес-клубах и деловых объединениях.

Будьте внимательны:
если фирма не является плательщиком НСО (VAT), покупка электронных книг, онлайн-курсов или подписок у иностранных компаний может повлечь частичную налогообязанность. Перед оплатой таких услуг уточните у бухгалтера, нужно ли отразить их в декларации.

К допустимым расходам относятся:

• транспортные услуги в рабочих целях;
• доставка оборудования, материалов, товаров;
• парковку в рабочих целях.

Если компания приобретает автомобиль, можно учитывать:

• стоимость автомобиля;
• лизинговые платежи и проценты;
• оснащение и аксессуары (например, сигнализация, зимние шины, багажник);
• топливо;
• страхование автомобиля;
• техническое обслуживание и ремонт.

Если у компании нет служебного автомобиля, но сотрудники используют личный легковой автомобиль в рабочих целях, возможна компенсация:
0,50 евро за километр, но не более 550 евро в месяц на одного сотрудника.
Важно документально подтвердить рабочие поездки путевыми листами и приказом о выплате компенсации.

В случае, если автомобиль находится в пользовании фирмы, важно определить, используется ли он исключительно для предпринимательской деятельности или частично в личных целях.
Во втором случае возникает специальная льгота (erisoodustus), и компания обязана учитывать соответствующие налоговые последствия.

Обратите внимание:
правила учёта налога с оборота (НСО) при использовании служебного автомобиля достаточно сложны и могут отличаться в зависимости от ситуации. Рекомендуем заранее проконсультироваться с бухгалтером, чтобы корректно отразить использование автомобиля в отчётности и избежать возможных ошибок.

Некоторые налоговые льготы помогают компаниям мотивировать персонал, не создавая при этом дополнительной налоговой нагрузки.

К допустимым расходам относятся:

• Расходы на улучшение здоровья сотрудников — до 400 € в год с НДС на каждого сотрудника.
• Льгота распространяется, например, на работников по трудовому договору, по договору подряда, а также на членов правления.
• Компенсация расходов на аренду жилья сотрудника, проживающего далее, чем в 50 км от места работы: до 500 € в месяц — в Таллине и Тарту; до 250 € в месяц — в других регионах. Условие: у сотрудника не должно быть собственного жилья ближе к месту работы, и компенсация должна быть документально подтверждена.
• Компенсация расходов на транспорт сотруднику по трудовому договору или организация корпоративного транспорта по маршруту дом–работа–дом, если место жительства сотрудника более чем в 50 км от рабочего места.

К прочим допустимым расходам относятся:

• почтовые расходы;
• страхование ответственности компании;
• государственные пошлины;
• банковские комиссии;
• пожертвования некоммерческим организациям, включённым в список льготных получателей (Tulumaksusoodustuse ühingute nimekiri — TMIN), — без налога в пределах: до 3 % от задекларированной суммы брутто-заработных плат, или до 10 % от прибыли предыдущего календарного года.

Не всё, что можно купить, можно списать.
Если расход носит личный характер или направлен на благо сотрудника либо его родственников (обратите внимание — круг лиц достаточно широкий), такой расход считается специальной льготой (erisoodustus) и подлежит налогообложению.

Перед тем как включать расход в учёт фирмы, спросите себя:

«Связан ли этот расход с деятельностью бизнеса?
И не станет ли он специальной льготой?»

Совет от Punamoon:
Храните пояснения и подтверждающие документы к каждому счёту — это сэкономит время и деньги при проверке.

Каждая ситуация индивидуальна, и подход к расходам может отличаться в зависимости от особенностей деятельности вашей компании.
Нюансов действительно много: представленная информация носит общий характер и не является налоговой консультацией.
Чтобы избежать ошибок, доверяйте бухгалтерию профессионалам и при необходимости проконсультируйтесь со специалистом.