Служебный автомобиль используется только для работы – как доказывать?

Предполагается, что компания ведёт учёт и контроль использования своего имущества. И если имущество используется исключительно в работе, то руководство компании может это документально подтвердить за любой период использования автомобиля. У Налогово-таможенного департамента составлена инструкция о том, как доказывать, что служебный легковой автомобиль используется только в предпринимательстве. Ознакомиться с текстом инструкции на русском языке целиком можно на сайте Налогово-таможенного департамента.

• автомобиль в нерабочее время находится на парковке предприятия, и это контролируется предприятием;
• ведётся дневник и учёт поездок, или поездки фиксируются GPS или другой системой;
• показания одометра, заправки топливом, парковки, полученные штрафы совпадают с журналом поездок;
• на предприятии имеется внутренний письменный распорядок использования служебного автомобиля.

• что автомобиль используется только для рабочих поездок, и поездки в личных целях исключены;
• где храниться автомобиль в нерабочее время; если место хранения автомобиля отличается от места деятельности компании, то в документе можно привести обоснование, почему экономически выгодно или целесообразно парковать автомобиль именно в этом месте;
• кто из сотрудников и правления использует автомобиль;
• где хранятся ключи от автомобиля, когда сотрудник в отпуске или на больничном;
• как ведётся учет использования автомобиля (фиксируются показания одометра, цели поездок);
• что сотрудники проинформированы и дали согласие.

• в техническом паспорте в качестве пользователей автомобиля вписаны родственники и/или прочие связанные лица;
• в автомобиле есть детское кресло, крепление для велосипеда или лыж на крыше автомобиля;
• у члена правления нет никакого другого (личного) автомобиля, на котором он передвигается в нерабочее время.

Безусловно, возникают вопросы, если на фирме числится автомобилей больше, чем сотрудников.  

Конечно, каждая ситуация на предприятии индивидуальна, и рассматривать её нужно отдельно. Вышеперечисленная информация – это не обязательный и исчерпывающий план действия, а лишь некоторые размышления на данную тему. Каждый предприниматель знает лучше сам, какими способами он будет доказывать, что автомобиль используется только для работы.

Бывают ситуации, когда личные и рабочие поездки могут совпадать, и в некоторых случаях это оправдано законом. Например, в случае «домашней конторы» место деятельности фирмы и место личного проживания совпадают. В этом случае, скорее всего, налоговый управляющий в первую очередь спросит, есть ли личный автомобиль, на котором совершаются поездки в нерабочее время. Ещё один пример из жизни, когда дом сотрудника или члена правления расположен в таком месте, откуда невозможно добраться до работы никаким другим способом (нет транспортного сообщения), кроме как на служебном автомобиле. Возможна также ситуация, когда сотрудник должен отправиться рано утром в командировку и поэтому едет на служебном автомобиле домой. В реальной жизни много исключений, и супруга (не относящаяся к деятельности фирмы), действительно, может выступать в роли шофёра, и поэтому это может быть оправдано, что она вписана в технический паспорт служебного автомобиля.

Наш опыт показывает, что результат прохождения налоговой проверки зависит от многих факторов, и от того, как член правления фирмы умеет ответить на вопросы налогового управляющего, и от того, как к аргументам отнесётся проверяющий. Если руководитель фирмы может грамотно ответить на вопросы и ясно, правдиво и конкретно предъявить факты, как он гарантирует, что автомобиль используется только для работы, то волноваться насчёт проверки не стоит.

1. Есть ли альтернатива, если держать легковой автомобиль на фирме невыгодно!?
2. Фирменный легковой автомобиль и налоги
3. Выплата компенсации за использование личного автомобиля в рабочих целях
4. Служебный автомобиль категории N1
5. Служебный автомобиль используется только для работы – как доказывать?
6. 7 фактов про отметку в регистре при Департаменте шоссейных дорог

Спасибо, что дочитали до конца! Если понравилась статья, поделитесь с друзьями!

Автор и собственник материалов — PUNAMOON OÜ. Перепечатка материалов не разрешена. Делится материалами в интернете можно только в виде активной ссылки на статью.

Punamoon OÜ предлагает бухгалтерские, юридические и миграционные услуги. Оставить заявку на любую из услуг можно в форме внизу.