10 asja, mille vastu ettevõtjad dokumendihalduse ja raamatupidamise korraldamises sageli eksivad

Kõige rohkem rikutakse  Eestis maksuseadust ettevõtjate kogenematusest,  teadmatusest ja tähelepanematusest – eesmärk pole maksudest kõrvalehoidmine. Ja iga sellise eksimuse eest tuleb vastutust kanda.

Et aidata teil ebameeldivusi ja trahve vältida, oleme kokku kogunud ärimeeste kõige levinumad eksimused raamatupidamise ja dokumendihalduse korraldamises.

• EKSIMUS №1 – Ettevõtjad unustavad end käibemaksukohuslaseks registreerida;
• EKSIMUS №2 – Äritegevuse puudumise korral ei esitata aruannet;
• EKSIMUS №3 – Statistiline aruandlus jääb esitamata;
• EKSIMUS №4 – Dokumentide raamatupidamisse hilinemisega toomine;
• EKSIMUS №5 – Mõnikord ei tee ärimehed vahet isiklikel ja tööalastel asjadel;
• EKSIMUS №6 – Hooletu suhtumine dokumentide vormistamisse, kogumisse ja säilitamisse;
• EKSIMUS №7 – Teadmatus, et klientide ning töötajate toitlustamise eest tasumine firma vahenditest  on seotud täiendavate maksudega;
• EKSIMUS №8 – Osakapital jääb registreerimata Äriregistris
• EKSIMUS №9 – Raamatupidaja saab hilinemisega teatada töötaja palkamisest või vallandamisest;
• EKSIMUS №10 – Aastaaruanne esitamine Äriregistrisse koos „ära söödud“ omakapitaliga.

Ettevõtjatel ületab aastakäive 40000 eurot ja nad unustavad end käibemaksukohuslaseks registreerida. Seadus näeb ette ärimeestele soodustust, võimaldades neil töötada ja  mitte saada käibemaksukohuslase registreerimisnumbrit (KMKR-number) enne 40000-eurose aastakäibe saavutamist. Juhtub, et firmajuhid märkavad käibe ületamist alles siis, kui on vaja koostada aastaaruanne. Sel juhul tuleb maksta käibemaksu kogu käive summalt, mis on ületanud seadusega kehtestatud limiidi, ja viivist hilinemisega tasutud maksu tõttu.

Teine ärimeeste seas levinud eksimus on see, et äritegevuse puudumise korral ei esitata aruannet. Firma asutamisega kaasneb kohustus esitada igal aastal aastaaruanne isegi siis, kui äritegevust pole. Firmad, millel on KMKR number, peavad  esitama  ka nullkäibemaksu deklaratsiooni (KMD, KMD INF) ja nii tulu-, sotsiaalmaksu, kohustusliku kogumispensioni kui töötuskindlustuse maksete deklaratsiooni (TSD) isegi siis, kui pole olnud äritegevust ega TSD-s deklareeritavaid  väljamakseid.

Sageli suhtuvad ettevõtjad statistiliste aruannete esitamise kohustusse kui millessegi ebaolulisse. Mõistagi on statistika soovimatu lisakoormus igale ettevõttele, kuid tuleb silmas pidada, et statistiliste aruannete esitamise kohustus tuleneb seadusest. Aruannete hilinenud esitamist ja esitamise ignoreerimist karistatakse rahatrahviga.

Raskeks muutub raamatupidaja olukord siis, kui firma esitab dokumendid hilinemisega. Eriti palju probleeme ja rahalist kahju tekib seetõttu, et ettevõtjad ei esita dokumente raamatupidamisse, kui tekib vajadus käivet deklareerida. Käibemaksuseaduse järgi  tuleb käibe tekkimise aja määramisel lähtuda kõige varasema hetke põhimõttest, st käive tekib sel päeval, kui  esimest korda on  tehtud üks järgmistest toimingutest:

• ostjale kauba toimetamine või teenuse osutamine;
• kauba või teenuse osutamise eest tasu laekumine – täielikult või osaliselt;
• oma vajadusteks tarbimine, kauba väljastamine või teenuse osutamine oma töötajale.

Sageli toovad ettevõtjad raamatupidamisse oma teenuste või kauba kohta koostatud arved alles siis, kui  arve on täielikult tasutud. Kahjuks võivad hilinemisega deklareeritud käive, samuti pidevad parandused deklaratsioonis, eriti käibe osas, kaasa tuua maksuameti kontrolli. Olukord väljastatud ja saadud arvetega on Eestis muutunud eriti läbipaistvaks pärast seda, kui võeti kasutusele deklaratsioonivorm KMD INF, milles on näidatud kõik ühele ostjale väljastatud või ühelt tarnijalt saadud arved ning mille summa ületab 1000 eurot kuus.

Mõnikord ei tee ärimehed vahet isiklikel ja tööalastel asjadel. Eestis firma kasumit ei maksustata, tänu millele on raamatupidamises mõningane vabadus selles osas, mis mõjutab kasumi suurust. Näiteks otsustab ettevõtja ise, milline on põhivara arvelevõtmise alampiir ja nende amortiseerumise protsent. Olukord muutub, niipea kui ettevõtja otsustab teha firmast väljamakseid, näiteks dividendidena või kuludena. Siis tekibki vajadus makse maksta. Tähtis on silmas pidada, et igasugused väljamaksed, sealhulgas ka kulud, on maksuameti erilise tähelepanu keskmes. Seaduses on täpselt kehtestatud, milliste kulude pealt ei tule ja milliste pealt tuleb maksu maksta. Ainult neid kulusid, mis on seotud firma ettevõtlustegevusega, ei maksustata täiendavate maksudega. Ettevõtjad ei võta seda alati arvesse, tasuvad isiklikke arveid  firma vahenditest, tekitades sellega firmale  maksudena lisakulusid või maksuriske.

Paljud ettevõtjad suhtuvad hooletult dokumentide vormistamisse, kogumisse ja säilitamisse. Dokumentide puudumine, ka nende valesti vormistamine võib firmale kalliks maksma minna. Kulud, mis pole dokumentaalselt tõendatud, maksustatakse ettevõtte tulumaksuga 20/80 või 25% ulatuses.

Ärimehed võivad mitte teada, et enda ja klientide meelelahutuste  ning toitlustamise eest tasumine firma vahenditest  on seotud täiendavate maksudega. Külaliste ja klientide vastuvõtuks tehtud kulutuste  osas on ette nähtud mõningad maksusoodustused. Toit, restoranid, mis tahes muud firma töötajatele mõeldud hüved maksustatakse maksudega esimesest eurost alates.

Kui tekkis võimalus asutada osaühinguid ilma  osakapitali sisse maksmata, lisandus veel üks kahetsusväärne eksimus. Ettevõtja kannab kapitali firma arvele ja unustab, et see tuleb registreerida Äriregistris. Ärge muretsege, kui selline olukord on  tekkinud. Pole oluline, kui ammu te kapitali firma arvele kandsite – selle võib igal ajal Äriregistris registreerida ja protseduuri lõpuni viia.

Praktika näitab, et firmajuhid unustavad raamatupidajale õigel ajal teatada töötaja palkamisest või vallandamisest. Selle tulemusena tehakse märge töötamise registrisse liiga hilja. Töötamise algus tuleb registreerida hiljemalt selleks ajaks, kui töötaja asub oma kohustusi täitma. Töösuhte peatamise ja lõpetamise registreerimiseks on tööandjale antud kümme kalendripäeva alates töösuhte peatamise või lõpetamise päevast.

Veel üks levinud eksimus on see, et ettevõtjad esitavad aastaaruande koos „ära söödud“ omakapitaliga. Äriseadustiku järgi ei tohi osaühingu omakapital (ehk teisisõnu netovara) olla vähem kui pool osakapitalist ehk vähem kui 2500 eurot. Kui omakapital on väiksem, paluvad ettevõtjad kiiresti meetmed tarvitusele võtta ja panevad ette järgmised variandid olukorra lahendamiseks:

• osakapitali suurendamine
• avalduse esitamine osaühingu tegevuse lõpetamiseks või ühinemiseks.
• pankrotiavalduse esitamine.

Kui kahjum on olnud ajutine, siis piisab, kui esitada veel üks bilanss, kust on näha, et omakapitali suurus vastab seaduse nõuetele.

Oleme nimetanud vaid kõige sagedasemad äritegevuse eksimused. Kuid raamatupidamises ja maksuarvestuses on nii palju nüansse, et kõiki ei jõua üles lugeda, kuid kõige ohtlikum eksimus, mis läheb kalliks maksma ja mille võib teha iga ettevõtja, on otsus raamatupidaja arvelt kokku hoida. Soovitame usaldada oma raamatupidamise ja maksuasjad kvalifitseeritud spetsialisti kätte, mis võimaldab säästa raha trahvide pealt ning keskenduda täielikult ärile ja põhilistele tootmisoperatsioonidele.